Casos de estudio / Escondida (CEIM)
Inteligencia de negocios y ERP — caso breve
Levantar la primera capacidad de inteligencia de negocios de una institución
Una fundación sin fines de lucro que opera una de las principales instituciones de entrenamiento industrial y minero de Chile, con un presupuesto multimillonario que planificar y controlar, ninguna plataforma de reportabilidad, y un conjunto de plataformas satélite construidas internamente a la espera de un ERP con el cual integrarse. Había que construir la capacidad antes de que las herramientas pudieran significar algo.
Cifras principales
- Base
- Tableau Prep, Desktop y Server, desplegados donde no existía plataforma previa
- Base
- Gerencia General, Recursos Humanos, Finanzas, Comercial y Operaciones
- Base
- Implementación e integración inicial con las plataformas satélite desarrolladas internamente por la institución, ambas entregadas en seis meses
- Marco
- Entregado por un equipo multidisciplinario en el que lideré este frente de trabajo. La integración con nuevas plataformas continuó después de la puesta en marcha.
El punto de partida
La Fundación Educacional Escondida es una corporación sin fines de lucro que opera CEIM, el Centro de Entrenamiento Industrial y Minero. El centro fue creado al alero de Escondida | BHP a mediados de los noventa y se abrió al resto del sector industrial y minero en 2002; opera desde Antofagasta con sedes en Iquique, La Serena y Santiago, y hoy entrena a más de 33.000 personas al año.
Una institución de esa escala planificaba y controlaba un presupuesto multimillonario en varias gerencias, y lo hacía sin una plataforma de reportabilidad. Los números se armaban a mano para cada solicitud, de modo que cuando una pregunta ejecutiva tenía respuesta, ya estaba respondiendo una pregunta ligeramente distinta. En torno al núcleo, el área de TI había construido una serie de plataformas satélite — sistemas internos que servían a funciones individuales — cada una con su propia porción del panorama operacional, y sin un ERP al centro al cual reportar.
Diagnóstico
Una organización que nunca ha tenido inteligencia de negocios no tiene, en primer lugar, un problema de herramientas. Instala un servidor en un lugar sin definiciones acordadas y obtienes cinco gerencias sosteniendo cinco versiones contradictorias del mismo número — lo que es peor que no tener dashboard, porque ahora el desacuerdo tiene autoridad.
Así que el orden del trabajo importaba más que la elección de la herramienta. El marco de KPI y la propiedad de cada cifra se acordaron con la dirección ejecutiva antes de construir nada. Solo entonces la plataforma tuvo una verdad que mostrar.
Mandato y alcance
- Línea de reporteDirección ejecutiva
- Responsabilidad propiaPlanificación y control del presupuesto institucional; el marco de KPI y el modelo de gestión del desempeño; la plataforma de inteligencia de negocios y su reportabilidad; la solución a medida de presupuesto y forecast.
- Liderazgo dentro de un equipoLa implementación de SAP Business One fue entregada por un equipo multidisciplinario. Lideré este frente, poniendo el sistema en producción junto con su integración a las plataformas satélite desarrolladas internamente por la institución, en seis meses. La integración con nuevas plataformas continuó después.
- Fuera de mi ámbitoEl diseño y la entrega de los programas de entrenamiento.
Lo que se construyó
Resultados
| Medida | Antes | Después | Base de medición | Resultado |
|---|---|---|---|---|
| Reportabilidad institucional | Sin plataforma | Plataforma de BI en producción | Tableau Prep, Desktop y Server | 1.ª |
| Gerencias servidas | Números armados a pedido | Reportabilidad ejecutiva permanente | Gerencia General, RR.HH., Finanzas, Comercial, Operaciones | 5 |
| ERP | Ninguno | SAP Business One en producción, integrado con las plataformas satélite internas | Implementación e integración inicial entregadas en seis meses por un equipo multidisciplinario en el que lideré este frente; la integración con nuevas plataformas continuó después | 6 m. |
| Presupuesto y forecast | Planillas | Solución a medida | Información financiera, presupuestaria y operacional integrada para la toma de decisiones ejecutiva | — |
| Gestión del desempeño | Sin definiciones acordadas | Marco de KPI con dueños nominados | Acordado con la dirección ejecutiva | — |
Lo que me llevo
- Acuerda la definición antes de construir el dashboard. Cinco gerencias con cinco versiones de un número es peor que no tener dashboard, porque el desacuerdo ahora parece oficial.
- La integración es el entregable, no el detalle final. Un ERP que ignora las plataformas sobre las que la institución ya opera se convierte en una isla más. Los sistemas satélite internos se integraron desde la entrega inicial.
- Dale a cada cifra un dueño con nombre. Una plataforma sin dueño vuelve a degradarse en planillas en un año.
Nota de alcance y medición
Refleja trabajo entregado entre abril de 2019 y diciembre de 2022. La cifra de seis meses cubre tanto la implementación de SAP Business One como su integración inicial con las plataformas satélite desarrolladas internamente por la institución, entregadas por un equipo multidisciplinario en el que lideré este frente de trabajo. La integración con nuevas plataformas continuó después de la puesta en marcha y no está incluida en esa cifra. Se omiten las cifras financieras institucionales, los datos de programas y el contenido de reportes internos.