Casos de estudio / Escondida (CEIM)
Fundación Educacional Escondida (CEIM) · Entrenamiento técnico industrial y minero — Chile — caso breve
Levantar la primera capacidad de inteligencia de negocios de una institución
Una de las principales instituciones de entrenamiento industrial y minero de Chile armaba su reportabilidad ejecutiva a mano, en Excel y PowerPoint, sobre un ERP antiguo que debía reemplazarse. Las definiciones de KPI se acordaron primero con la dirección ejecutiva; quedaron en producción la primera plataforma de inteligencia de negocios de la institución — con reportes permanentes para cinco gerencias — y SAP Business One, que reemplazó al ERP anterior en una migración completa, integrado a los sistemas internos que el área de TI ya había construido.
Cifras principales
- Base
- Tableau Prep, Desktop y Server, desplegados donde no existía una plataforma de BI previa
- Base
- Gerencia General, Recursos Humanos, Finanzas, Comercial y Operaciones
- Base
- Implementación e integración inicial con las plataformas satélite desarrolladas internamente por la institución, ambas entregadas en seis meses
- Marco
- Entregado por un equipo multidisciplinario en el que lideré este frente de trabajo. La integración con nuevas plataformas continuó después de la puesta en marcha.
El punto de partida
La Fundación Educacional Escondida es una corporación sin fines de lucro que opera CEIM, el Centro de Entrenamiento Industrial y Minero. Fue creado al alero de Escondida | BHP a mediados de los noventa, se abrió al resto del sector industrial y minero en 2002, y opera desde Antofagasta con sedes en Iquique, La Serena y Santiago. Según sus cifras publicadas, entrena a más de 33.000 personas al año.
La reportabilidad se armaba a mano en Excel y PowerPoint: para cuando una pregunta ejecutiva tenía respuesta, la pregunta ya había cambiado. La operación corría sobre un ERP antiguo que debía reemplazarse, y el área de TI había construido una serie de sistemas internos — llamados plataformas satélite —, cada uno dedicado a una función distinta y con su propia porción de la información operacional. Estas plataformas no estaban integradas con el ERP antiguo; integrarlas fue una de las razones para implementar SAP Business One.
Diagnóstico
Una organización que nunca ha tenido inteligencia de negocios no tiene primero un problema de herramientas. Un dashboard sin definiciones acordadas entrega cinco versiones del mismo número — una por gerencia — con apariencia oficial: peor que no tener plataforma.
Por eso el orden importó más que la herramienta: el marco de KPI — qué se mide, cómo se calcula cada indicador y quién es dueño de cada cifra — se acordó con la dirección ejecutiva antes de construir nada. Recién entonces se montó la plataforma.
Mandato y alcance
- Línea de reporteDirección ejecutiva
- EquipoCerca de 50 personas reportaban a la dirección.
- Responsabilidad propiaPlanificación y control del presupuesto institucional; el marco de KPI y el modelo de gestión del desempeño; la plataforma de inteligencia de negocios y su reportabilidad; la solución a medida de presupuesto y forecast — la proyección actualizada del resultado del año.
- Liderazgo dentro de un equipoLa implementación de SAP Business One la entregó un equipo multidisciplinario. Yo lideré este frente: gestioné a los proveedores de SAP Business One y de Tableau, y conduje la migración desde el ERP anterior — el mapeo del plan de cuentas antiguo al nuevo y la definición de su nivel de apertura, el traspaso de stocks y de saldos contables, un maestro de productos construido desde cero porque la institución no tenía, las pruebas de sistema y la capacitación de los usuarios. El sistema quedó en producción integrado a las plataformas satélite desarrolladas internamente; la integración con nuevas plataformas continuó después.
- Fuera de mi ámbitoEl diseño y la entrega de los programas de entrenamiento.
Lo que se construyó
Resultados
| Medida | Antes | Después | Base de medición | Resultado |
|---|---|---|---|---|
| Reportabilidad institucional | Excel y PowerPoint, a mano | Plataforma de BI en producción | Dashboards y reportabilidad permanente sobre Tableau Prep, Desktop y Server | 1.ª |
| Gerencias servidas | Números armados a pedido | Reportabilidad ejecutiva permanente | Gerencia General, RR.HH., Finanzas, Comercial, Operaciones | 5 |
| ERP | Sistema antiguo por reemplazar | SAP Business One en producción, con las primeras plataformas internas integradas | Migración completa — plan de cuentas remapeado, stocks y saldos traspasados, maestro de productos construido desde cero — con la integración inicial, en seis meses, por un equipo multidisciplinario en el que lideré este frente | 6 meses |
| Presupuesto y forecast | Planillas | Solución a medida | Información financiera, presupuestaria y operacional integrada para la toma de decisiones ejecutiva | — |
| Gestión del desempeño | Sin definiciones acordadas | Marco de KPI con dueños nominados | Acordado con la dirección ejecutiva | — |
“Tuve la oportunidad de trabajar con Guillermo Cruz Garri durante su gestión como Director de Control de Gestión y Planificación en CEIM, posición desde la cual lideró los procesos de planificación estratégica y formulación presupuestaria de la organización. Guillermo en ese período demostró una sólida capacidad profesional, orientación al cumplimiento de objetivos y un alto nivel de compromiso con las responsabilidades asumidas. Su rigurosidad, confiabilidad y disposición para enfrentar desafíos contribuyeron significativamente al logro de las metas establecidas.”
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Lo que me llevo
- Acuerda la definición antes de construir el dashboard. El marco de KPI se cerró con la dirección ejecutiva antes del primer dashboard.
- La integración es el entregable, no el detalle final. Un ERP que ignora los sistemas que la operación ya usa queda como un sistema aislado más; las plataformas satélite internas se integraron desde la entrega inicial.
- Dale a cada cifra un dueño con nombre. Sin responsables nominados, la reportabilidad vuelve a las planillas en un año.
Nota de alcance y medición
Refleja trabajo entregado entre abril de 2019 y diciembre de 2022. Los seis meses cubren la implementación de SAP Business One y su integración inicial con las plataformas satélite desarrolladas internamente por la institución, entregadas por un equipo multidisciplinario en el que lideré este frente; la integración con nuevas plataformas continuó después y no está incluida en esa cifra. Se omiten las cifras financieras institucionales, los datos de programas y el contenido de reportes internos. Los procesos de cierre y reporte estaban sujetos a auditoría externa anual.
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